Klachtregistratie in Lasso (op veler verzoek)

1

Onderstaand een procedure om klachten van huurders te registreren in Lasso.

Procedure klachtenregistratie en contactregistratie

Contacten

Van iedere deelnemer waarbij een contactmoment plaatsvindt, wordt een notitie aangemaakt.

  1. Contactoverzicht

    • Titel: Contactoverzicht – [nummer en naam deelnemer]

  2. Registratie van contactmomenten
    Ieder contactmoment wordt vastgelegd in een aparte notitie, met:

    • Datum

    • Initialen van de registrant

    • Korte beschrijving van het contact

    Voorbeeld:

    • 29 januari 2026 (WD): korte beschrijving contact

    • 27 januari 2026 (WD): korte beschrijving contact

    • 20 januari 2026 (WD): korte beschrijving contact

  3. Categorie

    • De notitie krijgt de categorie Bureaunotitie (of een vergelijkbare categorie).

  4. Dossier

    • Er wordt een dossier aangemaakt met de naam Contactoverzicht.

    • Alle contactnotities worden aan dit dossier gekoppeld.

Klachten

Wanneer meerdere contactmomenten betrekking hebben op één klacht, kunnen hiervoor aparte groepen en een dossiers voor worden aangemaakt.

Indeling van groepen

  1. Groep Klachten

    • Maak een groep aan met de naam Klachten.

    • Vink bij tabblad gebruik de optie Analytics aan.

    • Meld de klager aan bij deze groep bij de start van de klacht.

    • Meld de klager af wanneer de klacht is opgelost of de bemoeienis stopt.

    • De aanmeld- en afmeldreden kan worden afgestemd op het type klacht en de afhandeling.

  2. Groep Klachtencommissie / Huurcommissie

    • Maak een aparte groep aan voor klagers die een vervolgstap zetten naar de klachtencommissie of huurcommissie. Vink ook hier bij tabblad gebruik de optie Analytics aan.

    • Wanneer een klacht wordt doorgezet:

      • Meld de klager af bij de groep Klachten.

      • Meld de klager aan bij de groep Klachtencommissie.

    Op deze manier blijft inzicht bestaan in de status van klachten.

Dossier (beheer)

  1. Maak een dossier aan met een onderwerp dat verwijst naar de klacht.

  2. Koppel het dossier aan de klager en geef toegang tot het dossier in de persoonlijke omgeving van de klager.

  3. Koppel één of meerdere categorieën aan het dossier, bijvoorbeeld:

    • Klachten vochtproblemen

    • Klachten overlast

    • Klachten technisch gebrek

    Deze categorieën kunnen worden aangemaakt bij categorie dossiers.

Door deze werkwijze ontstaat inzicht en overzicht in lopende en afgehandelde klachten.