Onderstaande procedure is voor verenigingen waar de leden geen contributie hoeven te betalen. Is het bij jou net iets anders of je hebt vragen naar aanleiding van deze procedure dan horen wij dat vast…
1**. Controleer de ledengroep**
Ga naar de organisatie-instellingen en controleer of de juiste groep is ingesteld als ledengroep. Iedereen die zich via het daarvoor ingestelde aanmeldformulier aanmeldt, wordt aan deze groep gekoppeld.
2. Stel de gegevensvelden in voor aanmelding lidmaatschap
Ga naar:
Instellingen → Gegevens Persoonlijke omgeving → Tabblad: Lid
Stel per veld in of het:
-
zichtbaar is;
-
verplicht is;
-
door het lid zelf gewijzigd mag worden.
3. Aanbevolen verplichte velden
Voor leden moeten minimaal verplicht zijn:
-
Naam
-
Adres
-
E-mailadres
-
Lidmaatschap / lidstatus
Niet verplicht maken:
-
geboortedatum;
-
geslacht;
-
financiële gegevens;
-
telefoonnummer, tenzij de vereniging dit echt nodig heeft.
Het uitgangspunt is: vraag alleen gegevens die nodig zijn om het lidmaatschap goed te verwerken.
4. Mutaties toestaan
Zet bij tabblad mutaties de gegevensvelden aan dat leden hun eigen gegevens mogen wijzigen.
Dit is nodig zodat zij tijdens of na aanmelding hun gegevens kunnen aanvullen of corrigeren.
5. Test de aanmeldprocedure
Test daarna het aanmeldformulier (in Lasso extern formulier):
-
Open het aanmeldformulier via de website.
-
Meld jezelf aan met een e-mailadres.
-
Bevestig het e-mailadres via de bevestigingsmail.
-
Klik op Doorgaan.
-
Controleer of het systeem verplicht stelt dat de gegevens worden aangevuld.
-
Test of opslaan onmogelijk is zolang verplichte velden ontbreken.
Pas na het volledig invullen van de verplichte gegevens wordt het lidmaatschap actief.
6. Automatische goedkeuring controleren
Controleer bij:
Relaties → Mutaties
of mutaties automatisch worden goedgekeurd.
Als dit goed staat, hoeven Jacques of Annemarie nieuwe leden niet meer handmatig goed te keuren.
7. Oude onvolledige leden opschonen
Maak een selectie van leden waarbij alleen een e-mailadres bekend is. Deze leden kunnen worden aangeschreven met het verzoek hun gegevens aan te vullen.
Voorbeeldtekst:
U staat bij ons geregistreerd als lid, maar uw gegevens zijn nog niet volledig ingevuld. Wilt u uw gegevens aanvullen via uw persoonlijke omgeving?
8. Nieuwsbriefgroepen gescheiden houden
Gebruik de ledengroep niet rechtstreeks voor nieuwsbrieven.
Leden mogen automatisch in een aparte nieuwsbriefgroep worden geplaatst, maar afmelden voor de nieuwsbrief mag nooit betekenen dat iemand ook als lid wordt verwijderd.
Formele berichten, zoals uitnodigingen voor een ledenvergadering, moeten via gewone e-mail naar de ledengroep worden gestuurd.
9. Website controleren
Controleer op de website:
-
of de knop Word lid goed zichtbaar staat;
-
of de knop niet te ver onderaan de pagina staat;
-
of de link naar de lidmaatschapsvoorwaarden klopt;
-
of de voorwaarden onder Documenten beschikbaar zijn.
De knop Word lid mag bovenaan extra zichtbaar worden geplaatst. Een uitgebreide toelichting is daar niet nodig; die kan verderop op de pagina blijven staan.