Wij kregen een vraag over het registreren van bewonerscommissies. In de e-learning heeft dit onderdeel nog de status “in ontwikkeling”. Vooruitlopend daarop hebben wij de de procedure uitgeschreven in een beknopt stappenplan. Let op dit wordt verder uitgewerkt in de eLearning met een introductie ondersteunende filmpjes.
Hier op hoofdlijnen hoe het gaat werken. De bewonerscommissie behartigt de belangen van de huurders van een complex. Dus je maakt eerst een groep van het complex met alle huurders. Dat doe je als volgt:
- Je gaat naar het plusteken op de pagina van de deelnemers en je vinkt de kolom complexnummer aan.
- Vervolgens zoek je een deelnemer die in het complex woont op en kopieert het complexnummer.
- Dan ga je naar via het menu relaties naar het sub-menu complexnummers en zoek je het juiste complexnummer op in de kolom nummer.
- Vervolgens klik je op het einde van de regel op bewerk (potloodje) en geeft het complex een naam (er van uitgaande dat het complex een naam heeft)
- Dan klik je op het knopje van de haakjes pijlen dan wordt er een groep aangemaakt voor het complex.
NB jen moet natuurlijk wel controleren of het complexnummer dat je registreert ook gelijk is aan de woning in het complex van de bewonerscommissie.
Als je dan terug gaat naar de deelnemerspagina en je selecteert de groep dan zie je alle huurders die jullie hebben geregistreerd in dat complex. Als iemand van een adres wordt afgehaald of wordt toegevoegd wordt automatisch het lidmaatschap van die groep bijgewerkt door of af te melden of aan te melden.
Dan ga je de bewonerscommissie registreren. Ga als volgt te werk:
- Je maakt een groep aan bewonerscommissies (misschien heb je die al)
- Je maakt een groep met de naam van de commissie
- Vervolgens maak je een deelnemer aan van het type organisatie (precies wat je hieronder beschrijft) met de naam van de bewonerscommissie.
- Maak die deelnemer (de bewonerscommissie) lid van de groep met de naam van de bewonerscommissie maar ook van de algemene groep bewonerscommissie (dan heb je ook gelijk een overzicht van allen bewonerscommissies.
- Maak vervolgens ook de individuele leden van de bewonerscommissie lid van de betreffende groep van de bewonerscommissie.
Nu heb je in de basis de groepen structuur opgezet. Vervolgens kun je abonnementsgroepen en dossiers inrichten voor de bewonerscommissies en haar achterban. Bewonerscommissies kunnen dan zelf hun stukken toevoegen aan haar eigen werkomgeving en voor haar achterban.