Wij kregen een vraag over het registreren van bewonerscommissies. In de e-learning heeft dit onderdeel nog de status “in ontwikkeling”. Vooruitlopend daarop hebben wij de de procedure uitgeschreven in een beknopt stappenplan. Let op dit wordt verder uitgewerkt in de eLearning met een introductie ondersteunende filmpjes.
Hier op hoofdlijnen hoe het gaat werken. De bewonerscommissie behartigt de belangen van de huurders van een complex. Dus je maakt eerst een groep van het complex met alle huurders. Dat doe je als volgt:
Je gaat naar het plusteken op de pagina van de deelnemers en je vinkt de kolom complexnummer aan.
Vervolgens zoek je een deelnemer die in het complex woont op en kopieert het complexnummer.
Dan ga je naar via het menu relaties naar het sub-menu complexnummers en zoek je het juiste complexnummer op in de kolom nummer.
Vervolgens klik je op het einde van de regel op bewerk (potloodje) en geeft het complex een naam (er van uitgaande dat het complex een naam heeft)
Dan klik je op het knopje van de haakjes pijlen dan wordt er een groep aangemaakt voor het complex.
NB jen moet natuurlijk wel controleren of het complexnummer dat je registreert ook gelijk is aan de woning in het complex van de bewonerscommissie.
Als je dan terug gaat naar de deelnemerspagina en je selecteert de groep dan zie je alle huurders die jullie hebben geregistreerd in dat complex. Als iemand van een adres wordt afgehaald of wordt toegevoegd wordt automatisch het lidmaatschap van die groep bijgewerkt door of af te melden of aan te melden.
Dan ga je de bewonerscommissie registreren. Ga als volgt te werk:
Je maakt een groep aan bewonerscommissies (misschien heb je die al)
Je maakt een groep met de naam van de commissie
Vervolgens maak je een deelnemer aan van het type organisatie (precies wat je hieronder beschrijft) met de naam van de bewonerscommissie.
Maak die deelnemer (de bewonerscommissie) lid van de groep met de naam van de bewonerscommissie maar ook van de algemene groep bewonerscommissie (dan heb je ook gelijk een overzicht van allen bewonerscommissies.
Maak vervolgens ook de individuele leden van de bewonerscommissie lid van de betreffende groep van de bewonerscommissie.
Nu heb je in de basis de groepen structuur opgezet. Vervolgens kun je abonnementsgroepen en dossiers inrichten voor de bewonerscommissies en haar achterban. Bewonerscommissies kunnen dan zelf hun stukken toevoegen aan haar eigen werkomgeving en voor haar achterban.
Bij het activeren van een complexgroep in het sub-menu complexnummers volgt een adresimport waardoor automatisch alle bijhorende adressen toegevoegd. De adressen van leden en niet-leden komen dubbel in de groep te staan. Het groepslidmaatschap wordt door Lasso automatisch bijgewerkt door of af te melden of aan te melden. Hoe los ik dit op ?. Betekent dit handmatig afmelden van de dubbele adressen ?.
Ik begrijp het niet helemaal maar de adressen komen er niet dubbel in te staan lijkt mij. Wellicht kijk je dan naar de deelnemerspagina waarbij het filter deelnemer van het type adres aanstaat.
Dat kan er dan zo uitzien. De eerste regel waar je de A ziet staan is de deelnemer type adres en de tweede regel is de deelnemer van het type persoon die op dat adres staat ingeschreven. Het adres zit er dan ook maar een keer in.
Bij adresimport worden alle adressen met overeenkomstig complexnummer samengevoegd als complexgroep. Complexgroep kan je op Type Persoon (dwz leden/niet leden) of op adres sorteren. Dus bij deze opgelost,Ik heb echter de adressen (zonder persoon dus blanco naamveld) uit de complexgroep / adresimport verwijderd. Maakt dat nog uit of moet ik dit corrigeren?.
In principe zou in Lasso het aantal adressen gelijk moeten zijn aan het aantal personen (leden/niet leden) … Correct?**
Adressen worden alleen overeenkomstig het complexnummer samengevoegd als het complexnummer is meegegeven het adres. Het doel daarvan is dat alle adressen bij elkaar in één groep verzameld kunnen worden. Als vervolgens aan een van deze adressen een deelnemer wordt toegevoegd wordt deze automatisch lid gemaakt van de groep(en) waar dat adres aan is toegevoegd. Klik hier voor uitleg over het maken van een dergelijke groep.
Het gevolg is dat je altijd een correct beeld hebt wie er van jou geregistreerde deelnemers in een specifiek complex wonen. Het maakt daarvoor niet uit of het leden of niet leden zijn. Desgewenst kun je die filteren via de kolom type door de “L” van leden uit te sluiten of juist niet.
Ten aanzien van de laatste vraag of het aantal adressen gelijk moet zijn aan het aantal deelnemers is het antwoord nee. Lasso registreert in principe het gehele woningbestand van de corporatie en kun je ook indelingen maken over hele bezit van de corporatie. Haal je de lege adressen steeds weg dan moet je e.e.a. met de hand blijven bijwerken na import met als gevolg veel werk en risico op fouten.
Ik heb het implementeren van BC’s in Lasso weer opgepikt.
Omdat dezelfde naamgeving van zowel deelnemer als groep heel verwarrend is maak ik onderscheid tussen BC en BG
Registratie bewonerscommissies
Onder menu Relaties>Groepen; voeg toe bewonersgroep (BG)
Onder menu Relaties>Deelnemers; voeg toe deelnemer type organisatie (BC)
Deelnemer BC en BG Groep hebben dezelfde naam bewonerscommissie*
Open menu deelnemer BC> submenu Groepen; voeg BG groep toe **
Open menu Relaties>Complexnummers zoek en activeer complexnr.
Check na activatie of de complexgroep automatisch is toegevoegd >
Open menu deelnemer BC> submenu Groepen;
** Reden adresimport of administrative ?
Het is niet duidelijk of leden/adressen moeten worden gekoppeld aan subgroep onder BG of als complexgroep onder BC. Of kan beide ?.
Wat betreft de complexgroepen:
Volg je de bovenstaande stappen dan dient bij elke BC registratie de bijhorende complexgroep worden geactiveerd. Onze huurderskoepel bestaat uit BC’s die vaak uit meerdere complexen bestaan.
Bij activatie van meerdere complexgroepen;
kunnen deze groepen worden gelinkt in het venster subgroep onder bewonersgroep (BG) of voeg je deze alleen toe als groep onder de deelnemer type organisatie (BC)?.
Kan na het doorlopen van het stappenplan deze complexengroepen worden verwijderd?. De adressen zijn immers al gekoppeld aan de BG.
Is er een alternatief
Het gaat om flinke aantal complexgroepen die verder naar mijn idee gelijk zijn aan systeemmappen.
Kan ik kiezen voor de volgende optie die activatie van complexengroepen overbodig maakt?; Onder deelnemers ; selecteer complexnummer > voeg adres selectie toe aan BC Groep.
Bij adressen import worden nu de geselecteerde adressen met dito complexnummer niet samengevoegd en gelinkt als complexgroep maar wel opgenomen als impliciete deelnemers onder BG Groep.
Lasso registreert in principe het gehele woningbestand van de corporatie. Het aantal VHE per complex maak je inzichtelijk door het activeren van complexgroepen en deze vervolgens te koppelen (als subgroep) aan bewonersgroep (BG) ?.
Hoi Marc,
De procedure zoals je die beschrijft is wel oké. Maar je kunt alleen van het submenu complexen gebruik maken als alle adressen zijn voorzien van een complexnummer. Zo niet moet dat eerst worden toegevoegd. Als je de groep aanmaakt via het menu complexnummer worden alle adressen toegevoegd aan de groep en zullen alle deelnemers (huurders) die worden ingeschreven op dat adres lid worden gemaakt van die groep.
Let wel op: je moet dan onder het submenu groepen wel even de groep opzoeken en een vinkje zetten onder het tabblad automatisch volgen bij het hokje via woonadres.
De andere vraag die je stelt over impliciete lidmaatschappen is moeilijk te beantwoorden als het doel niet helder is. Kun je daar nog iets over zeggen?
NB als de vraag over impliciete lidmaatschappen gaat in relatie tot nieuwsbrief groepen kun je dat beter op een andere manier doen. Namenlijk nieuwe groep maken als nieuwsbrief groep en dan onder het tabblad automatisch deelnemen de groep invullen in het veld “via andere groep” waar de nieuwsbrief naar toe wil sturen. Dat maakt dat als mensen zich dan afmelden lid blijven van de originele groep.
